Elektroniczny rejestrator czasu pracy umożliwia całkowitą rezygnację z dotychczasowych papierowych ewidencji czasu pracy. Nikt, co prawda nie twierdzi, że papierowe ewidencje są złe, ale na pewno nieco już archaiczne, a poza tym czasochłonne i opatrzone sporym prawdopodobieństwem błędu powodowanego przez czynnik ludzki.
W dzisiejszych czasach wszyscy już prawie jesteśmy w zasięgu codziennych technologii informatycznych, a to jeden z najważniejszych warunków koniecznych do spełnienia, aby rozpocząć korzystanie z nowości jaką są profesjonalne systemy RCP.
Na co warto zwrócić uwagę poszukując dobry system RCP
Przede wszystkim system RCP powinien działać tak, aby Klient miał jak najmniej problemów z jego użytkowaniem. Robiąc rozeznanie na rynku warto poszukać producenta, który zaoferuje nam wsparcie przez cały okres użytkowania jak i samego wdrożenia. Należy pamiętać aby zagwarantować sobie możliwość pobierania niezbędnych aktualizacji oprogramowania kiedy zajdzie taka potrzeba np. na skutek zmian w prawie. Rozwiązania pracujące online w architekturze klient-serwer z reguły nie stwarzają problemów związanych z aktualizacjami. Innymi słowy najczęściej dostosowywaniem aplikacji do najnowszych wymogów zajmuje się producent a za razem administrator systemu. RCP pracujące online to również świetne rozwiązanie dla pracodawcy, który posiada już elektroniczny rejestrator czasu pracy, ale chce wymienić swój dotychczasowy system na nowy. W takiej sytuacji możliwe będzie korzystanie z posiadanych już kart identyfikacyjnych. Ponadto, jeśli w firmie pracownicy używają kart dostępowych do danych pomieszczeń (tzw. system kontroli dostępu), będą mogli je zachować i wykorzystywać w nowej roli czyli do ewidencji czasu pracy. To naprawdę świetne rozwiązanie, które pozwala na wymianę systemu bez konieczności inwestowania w kolejne karty do identyfikacji – czysta oszczędność czasu i pieniędzy.
Rejestrator czasu pracy to nie wszystko
Oczywiście powyższa opcja jest dostępna tylko dla tych pracodawców, którzy karty identyfikacyjne posiadają już w zasobach swojej firmy. Co jeśli należymy do tej drugiej grupy, dopiero rozpoczynającej przygodę z elektroniczną ewidencją? W tym przypadku, oprócz płaskich kart zbliżeniowych RFID (ang. RFID badges), w systemach oferujących elektroniczny rejestrator czasu pracy można korzystać jeszcze z breloków zbliżeniowych.
Karta RFID vs. brelok RFID
Mając do wyboru alternatywę należy zastanowić się nad profilem firmy i zweryfikować, które rozwiązanie lepiej się z nim identyfikuje. Karty zbliżeniowe znakomicie wpasują się w profil korporacyjny, biurowy czy handlowy. Można na nich nadrukować logo firmy czy inne wymagane przez pracodawcę dane a karta zbliżeniowa będzie mogła jednocześnie pełnić funkcję identyfikatora. Co ważne, pracownik będzie miał przy sobie jedną kartę, a nie kilka, zmniejszając w tym przypadku możliwość jej zgubienia czy zapomnienia. Karta jest jednak z dużą pewnością mniej trwała niż brelok. Z łatwością można ją na przykład złamać lub nawet przegiąć doprowadzając do nieodwracalnego uszkodzenia chipu czy też cewki indukcyjnej. Brelok natomiast jest z natury znacznie bardziej odporny na uszkodzenia ze względu na swoją najczęściej monolityczną plastikową obudowę. Breloki zbliżeniowe okażą się więc odpowiednie dla przedsiębiorstw z branży budowlanej czy gospodarstw rolnych. Pracownicy mogą przypiąć je sobie do kluczy czy innego elementu odzieży i posługiwać się bez obaw o zniszczenie, jakie towarzyszyłyby podczas posiadania cienkiej, płaskiej karty. Ponadto kartę zbliżeniową najłatwiej nosić na szyi w przezroczystym holderze, bo o trzymaniu jej w kieszeni raczej nie ma mowy. Wielokrotnie jednak noszenie wiszących elementów na szyi jest zabronione ze względów bezpieczeństwa, dlatego też charakter pracy zdecydowanie powinien pomóc w podjęciu trafnej decyzji. System RCP pozwala na dowolność zastosowania identyfikatora, zastanówmy się więc, co będzie dla naszych pracowników lepsze. A może najlepszym rozwiązaniem będzie zastosowanie rozwiązania mieszanego?
Czas na decyzję
Najważniejsze jest, że w praktyce oba rozwiązania pozwalają pracownikowi na swobodne przemieszczanie się pomiędzy różnymi lokalizacjami w obszarze działania firmy, nie ograniczając go w żaden sposób, a kontrola czasu pracy przy użyciu elementów zbliżeniowych przebiega rzetelnie i sprawnie. Wiemy już, że zarówno karty zbliżeniowe, jak i pełniące te same funkcje breloki, mają swoje wady i zalety, jeżeli jednak decyzja nadal jest trudna to zawsze istotnym kryterium może okazać się cena. Sprawdźmy więc co oferuje producent systemu RCP, by optymalnie wykorzystać budżet zyskując przy tym maksimum zadowolenia. Pamiętajmy, że elektroniczny rejestrator czasu pracy ma przede wszystkim udoskonalić proces ewidencjonowania czasu pracy, nałożony obligatoryjnie na każdego pracodawcę.
Źródło informacji: https://czas.pro